B.i.TEAM Gesellschaft für Softwareberatung mbH

Als Infrastruktur- und Energiedienstleister stellt die
Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH die Grundversorgung in der Region Schwäbisch Gmünd sicher.

Rund 32.000 Industrie-, Gewerbe- und Privatkunden
nutzen Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Strom, Gas, Wasser, Wärme und Telekommunikation. Das Kommunalunternehmen beschäftigt
ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Abteilung Grundsatzplanung der Stadtwerke Gmünd,
zuständig für das technische Controlling, erstellt regelmäßig einen umfangreichen Bericht der Kostenrechnung für leitende Mitarbeiter des Bereichs Netze. Die Erstellung dieses Reports war jedoch mit einigen Hürden verbunden, wie Tiffany Barlow aus der Abteilung Grundsatzplanung bei der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH berichtet. „Wir
nutzen als ERP-System SAP. Da ich in SAP direkt keine Auswertungsmöglichkeiten hatte, musste ich die erforderlichen Daten aus den SAP-Modulen für die Kostenrechnung in Microsoft Excel extrahieren und mit entsprechenden Hintergrunddateien verknüpfen, um die gewünschten Auswertungen erstellen zu können. Dieses Verfahren war umständlich und zeitaufwendig. Gerade zu Jahresbeginn, wenn sehr viele große Rechnungen verbucht werden, musste ich teils täglich neue Auswertungen starten, um die Zahlen aktuell zu
halten – brauchte aber für den Bericht zwei Arbeitstage bis zur Fertigstellung.“

Lösung schnell in Sicht:
Getrieben durch die Fachabteilung hat sich die IT auf die
Suche nach einer geeigneten Lösung gemacht, um in der
Datenbereitstellung und -analyse schneller und effizienter zu werden. „Wir haben zunächst eruiert, ob wir die Standardfunktionen von SAP erweitern können“, berichtet Thomas Lange, IT-Koordinator der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH. „Es wurde aber schnell klar, dass dies nicht der richtige Weg ist.“ Stattdessen sollte eine Business-Intelligence-Lösung für Abhilfe sorgen, die automatisiert SAP Daten einlesen und analysieren kann. Welche, war für Lange sehr schnell klar: „Ich habe bereits in der Vergangenheit mit Qlik-Lösungen gearbeitet und diese als sehr flexibles, mächtiges Werkzeug kennengelernt, das gleichzeitig sehr gut beherrschbar ist. Daher habe ich der Fachabteilung Qlik Sense vorgestellt. Und nachdem auch Frau Barlow leuchtende Augen bekommen hat, war die Sache entschieden.“
Überzeugt hat die Self-Service-Datenvisualisierungs-Software Qlik Sense insbesondere durch die hohe Flexibilität hinsichtlich anbindbarer Datenquellen und die unkomplizierte Analysierbarkeit von Daten bis auf Detailebene.

Mit B.i.TEAM die richtige Partnerwahl:
Als IT-Partner für die Projektrealisierung holten sich die
Stadtwerke Gmünd den Qlik-Solution-Provider B.i.TEAM
aus Karlsruhe an Bord. „In einem gemeinsamen 3-tägigen Workshop haben sowohl das Produkt als auch der Partner überzeugt“, erzählt Lange. „Nach diesem kurzen Zeitraum stand bereits die erste Version. Hier hat sich ausgezahlt, einen Partner mit fundiertem SAP- und Qlik-Know-howzu haben.“

Die Datenanbindung erfolgt über den zertifizierten SAP SQL Connector von Qlik. Angebunden sind die für die Kostenrechnung erforderlichen Module. Eingelesen werden die Daten der letzten zehn Jahre – das entspricht rund vier Millionen Buchungsbelegen. Die Daten werden täglich aktualisiert.

Einsatzbereich und Nutzen:
Den mit Qlik Sense erstellten Netzbericht können Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter abrufen. Dargestellt werden Kostenstellen und Aufträge. Den MitarbeiterInnen stehen Informationen zur Verfügung, die ihnen aufzeigen, wo sie mit ihren Investitionen stehen (welcher Betrag auf der Kostenstelle noch übrig ist, welcher Betrag tatsächlich ausgegeben wurde) und wie viel sie im Vergleich zu den geplanten Ausgaben investiert haben. Bei Abweichungen vom Plan können
die Anwender tiefer gehende Informationen zu den Kostentreibern abrufen. „Um auf einen Blick zu erkennen, wie der aktuelle Stand ist, werden die Einstiegszahlen über Tachos visualisiert“, erläutert Barlow.

Weitere Infos:
https://www.biteam.de/share/downloads/referenzsap/b.i.team-referenzbericht-stadtwerke-schwaeb.gmuend-FINAL

• Konzeption und Gestaltung eines Datenzielbildes mit dem Ziel die Reporting Landschaft zu professionalisieren
• Anforderungserhebung
• Definition von Design Prinzipien
• Marktanalyse möglicher Werkzeuge & Tools zur Datenverarbeitung (Azure, AWS, Snowflake, Talend)
• Visualisierung der Zielarchitektur
• Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung

Für das Ticketing und die Stadionsicherheit wurde eine Analyse bereitgestellt, die die Fachabteilungen in die Lage versetzt, Spieltagsplanung, Zuschauerzufriedenheit und Sicherheitslage im Stadion zu verbessern.

Durch die Bereitstellung eines interaktiven Analyse-Berichts in Microsoft Power BI, welcher historische Ticketverkäufe sowie Live-Zutrittsdaten am Spieltag (IoT-Daten: Scans am Stadioneingang) kombiniert und leicht verständlich in Form einer Stadionkarte visualisiert, kann die Stadionsicherheit vorab zum Spiel Ordner und Sicherheitskräfte zielgenau einteilen. Am Spieltag selbst kann dann flexibel auf die Zutrittssituation an Eingängen, Blöcken und Sitzplätzen durch Verschiebung der Ordnungskräfte reagiert werden. Das Ticketing hat durch die Analyse die Möglichkeit zu verstehen, welche Personen den Spielen ferngeblieben sind, um geeignete Marketing-Ansprachen zu wählen.

Das Landratsamt Tuttlingen ist kommunale Behörde
des baden-württembergischen Landkreises und
zugleich untere staatliche Verwaltungsbehörde mit einer großen Palette unterschiedlicher Funktionen. Eine
der insgesamt 23 Verwaltungseinheiten der Behörde
ist das Kreisforstamt, eine weitere die kommunale
Holzverkaufsstelle.

Die Ausgangssituation:
Zu dessen Aufgaben zählt unter anderem die Bewirtschaftung des nichtstaatlichen Waldes unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Hierzu gehört die Produktion und Ernte sowie Vermarktung von Holz
und Nebenprodukten. Das Forstamt hat die Zuständigkeit für 150000 Festmeter Holz, die von 19 Revierleitern mittels mobiler Endgeräten nach Baumart, Länge, Durchmesser, Verwendungszweck und Geokoordinaten erfasst werden. Die Verkaufsstelle kümmert sich dann um die Vermarktung an rund 35 Kunden der Holz- und Schadholzindustrie. Dazu gehören Unternehmen aus der Sägewerks-, Verpackungs- und Papierindustrie, der Baubranche sowie Privatpersonen
Dazu Thomas Storz, Leiter Holzverkaufsstelle, Landratsamt Tuttlingen: „Der gesamte Fluss des Holzes aus dem Wald an die Kunden entsprechend ihrer vertraglich vereinbarten Liefermengen und -termine wird von uns koordinierte die Lösung einfach zu bedienen und zu warten sein. Wir müssen dafür Sorge tragen, dass die Kunden rechtzeitig mit der gewünschten Qualität und Menge an Holz beliefert werden.“ Entsprechend wichtig ist es für die Verkaufsstelle, einen vollständigen Überblick über den Holzfluss zu haben. „Bisher hatten wir hierzu nur eingeschränkte Möglichkeiten, die Vertragsdaten mit den von den Revierleitern mobil erfassten Daten aus dem Wald abzugleichen. Noch dazu war der damit verbundene manuelle Aufwand zu hoch“, so Storz weiter.

Die Lösung:
m Rahmen des im kommunalen Bereich üblichen Ausschreibungsverfahrens erhielt der Qlik-Solution-Provider B.i.TEAM Gesellschaft für Softwareberatung mbh aus Karlsruhe den Zuschlag für die Realisierung des
Projektes und eine Schulung der Mitarbeiter. Durch
die Vorarbeit von Storz während der Testphase erfolgte die Produktivsetzung der Qlik-Applikationen
binnen weniger Tage. Einsatzbereiche und Nutzen
Analysiert werden Kundendaten sowie die von den
Revierleitern erfassten Informationen zu den vermarktungsfertigen Holzlosen. Da es das Fachverfahren nicht
erlaubt, diese Daten direkt aus der Datenbank in Qlik zu transferieren, werden der Holzverkaufsstelle
täglich die relevanten Daten im .xls-Format per E-Mail
an ein spezifisches Postfach gesendet, aus dem die
Datei dann automatisiert abgeholt und in Qlik
eingelesen wird. Im Einsatz sind inzwischen drei Dashboards: Abgebildet werden die Bereiche Vertrag/Belieferung, Holzfluss sowie Strategie und Planung. „Mit QlikView sehe ich sofort, wie die Lieferstände der einzelnen Verträge sind“, so Storz. „Früher musste ich, um dieselbe Information zu erhalten, drei oder vier Reports, die nicht im Kontext miteinander standen, auslesen und dann interpretieren.
Jetzt kann ich jeden einzelnen Liefervertrag anklicken
und sehe sofort den Status. Auch unsere Kunden können wir jetzt bei Rückfragen direkt informieren, ohne
erst mühsam Zahlen heraussuchen zu müssen. “Die
Zeitersparnis für die Analysen beziffert er auf rund 70
Prozent. Auch hinsichtlich der Analysevielfalt konnte
die Holzverkaufsstelle nachlegen, wie Storz berichtet.
„Wir haben eine höhere Flexibilität als früher. Zum
Beispiel können wir Informationen abrufen, welcher
Kunde wann beliefert wurde, welches Revier geliefert
hat und welches noch nicht, wie die Gesamtlieferquote
oder die Quote nach Verwendungszweck ist.“

Weitere Infos:
https://www.biteam.de/share/downloads/referenz_qlikview/b.i.team-referenzbericht_forstamt_tuttlingen

Aufbau einer BI-Infrastruktur. Anforderungsaufnahme der Fachbereiche Produktion und Vertrieb an eine moderne Analytik-Lösung auf Basis ihrer operativen Tätigkeiten. Technische Umsetzung auf
Basis von Microsoft Power BI. Durchführung von Schulungen für Power Usern zur Wissensvermittlung über die Erstellung, Verwaltung, Weiterentwicklung und Bereitstellung von Datenmodellen, Auswertungen und Visualisierungen.

Herausforderung:
Derzeit gibt es in beide Bereiche keine Analyse aus den erhobenen Daten. Es besteht ein bedarf auf präzise Auswertungen zu entwickeln und bereitzustellen.

Lösung:
- Beratung und Anforderungsaufnahme der Fachbereiche
- Vorstellung von Power BI
- Bereitstellung zentraler Datenmodelle sowie Self-Service BI Strukturen
- Wissensvermittlung und Befähigung der Fachbereiche

Werkzeuge:
- NAV/BC (ERP) SQL-Datenbank
- Power BI

Mehrwerte:
- Automatisierung & Zeitersparnis
- Effizientere und schnellere Datenanalyse
- Höhere Datenqualität
- Konsistentere Daten
- Bessere Transparenz über die Prozesse

• Hauptverantwortlich für den Aufbau einer Analytik-Infrastruktur mit Hilfe von Microsoft Power BI
• Anbindung von Daten aus Microsoft NAV / Business Central und Google BigQuery mit den Power BI Dataflows
• Aufbereitung mit Power Query und M
• Berechnung von KPIs in DAX und R
• Bereitstellung von ansprechenden Berichten/ Dashboards für die Fachbereiche Marketing und Vertrieb
• Kommunikation und Steuerung der Ansprechpartner im Management
• Sonstige Datenquellen: SharePoint, SQL DB, Excel

Durch unser Qlik Sense Schulungskonzept vermitteln wir unser Wissen an Power User, Key User und Konsumenten. Wir stellen so sicher, dass unsere Kunden methodisch und technologisch in der Lage sind kurz- und mittelfristig unabhängig von Dienstleistern zu arbeiten.

Wir wollen durch Projekte Innovationen in die Unternehmen bringen und durch die Wissensvermittlung sicherstellen, dass diese Innovation in die Operative überführt und angewendet wird.

• Erstellung und Optimierung eines Machine Learning Modells zur Vorhersage der Auftragsentwicklung unter Berücksichtigung diverser Einflussfaktoren (Bisheriges Bestellverhalten, Feiertage, Wetter, Marketing-Aktionen, etc.)
• Automatische Berechnung und Integration der Ergebnisse in die bestehende Business Intelligence Infrastruktur (Qlik Sense)

Herausforderung:
Im Rahmen der Finanzplanung mussten jährlich wiederkehrend manuell Daten aufbereitet und analysiert werden, um eine Grundlage für die Planung des Folgejahres zu schaffen.

Lösung:
Ablösung einer veralteten Planungsoftware und damit einhergehend Gestaltung eines neuen Planungsprozesses mit dem Ziel mehrere Komponenten zu vereinen:
Analyse vergangene Finanzplanunugen
Simulation & Planung zukünftiger Finanzplanungen

Daten und Werkzeuge:
- SAP (ERP)
- Qlik Sense

Mehrwerte:
- Automatisierung
- Einfache und schneller Durchführung vielfältiger Finanz-Simulationen
- Zeit- und Kostenersparnis

Durch unser Power BI Schulungskonzept vermitteln wir unser Wissen an Power User, Key User und Konsumenten. Wir stellen so sicher, dass unsere Kunden methodisch und technologisch in der Lage sind kurz- und mittelfristig unabhängig von Dienstleistern zu arbeiten.

Wir wollen durch Projekte Innovationen in die Unternehmen bringen und durch die Wissensvermittlung sicherstellen, dass diese Innovation in die Operative überführt und angewendet wird.

Durch unser Power BI Schulungskonzept vermitteln wir unser Wissen an Power User, Key User und Konsumenten. Wir stellen so sicher, dass unsere Kunden methodisch und technologisch in der Lage sind kurz- und mittelfristig unabhängig von Dienstleistern zu arbeiten.

Wir wollen durch Projekte Innovationen in die Unternehmen bringen und durch die Wissensvermittlung sicherstellen, dass diese Innovation in die Operative überführt und angewendet wird.