Modernize Communications Workshop - Telefonieren mit Microsoft Teams Telefonie

Unternehmen benötigen heute mehr denn je eine moderne Sprachlösung und Fähigkeiten eines Telefonsystems, die “Unified Communications” und Teamarbeit vereinen. Microsoft Teams Telefonie bietet die Funktionen, die Unternehmen benötigen, um nahtlose, kollaborative Erfahrungen für Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden zu ermöglichen. Die Implementierung von Telefonielösungen kann komplex sein. Sie umfasst Netzwerksanierung, die Bereitstellung von Microsoft 365 Diensten und Geräten, sowie die Portierung von Telefonnummern. Für die Umsetzung benötigen Sie einen Partner mit diesem hochspezialisierten Skillset.

Der Modernize Communications Workshop wurde entwickelt, um den Kunden durch den Prozess einer vereinfachten Unternehmens-Sprachlösung mit zuverlässigen, hochwertigen, integrierten Anrufen zu führen. Durch die Darstellung des Machbaren, Use-Case-Design und Deep-Dive-Planung erhielt der Kunde von uns umsetzbare Empfehlungen für die Bereitstellung und Einführung von Microsoft Teams Telefonie.

Workshop Ergebnisse:

• Eine Bewertung Ihrer aktuellen Telefonie- und PBX-Anforderungen
• Umgebungs- und Auslastungsanalyse, einschließlich der existierenden Infrastruktur und des Telefoniezustandes
• Demonstration des End-to-End-Anruferlebnisses von Microsoft Teams, um Microsoft Teams Telefonie als Ihre Telefonielösung zu beweisen 
• Anleitung zur Überleitung verschiedener Benutzerprofile in eine moderne Kollaborations- und Kommunikationsumgebung
• Wir zeigen das umfangreiche Portfolio an Anwendungen und Geräten von Drittanbietern, die das Microsoft Teams Telefonie-Erlebnis ergänzen können
• Maßgeschneiderte und umsetzbare Empfehlungen, um Microsoft Teams Telefonie zu ermöglichen und zu übernehmen

Der Kunde benötigte strategische Beratung, um eine Entscheidungsgrundlage hinsichtlich eines nutzbringenden Einsatzes von TEAMS zu bekommen. Es wurde ein Workshop mit dem Kunden durchgeführt und Handlungsempfehlungen für den Kunden erarbeitet.

Der Kunde brauchte von acoris Hilfe zur Selbsthilfe und will so viel wie möglich selbst umsetzen.

Der Kunde erhielt Beratung in der Umsetzung der Calling Pläne, unter anderem:

• Beratung in der Konfiguration
• Einstellungen im Admincenter
• Bildung von Anrufgruppen ·

Zudem möchte der Kunde von acoris eine Aufstellung über die Total Costs of Ownership.

Insbesondere wichtig war dem Kunden eine Lösungskonzept von acoris im Bereich TAPI Funktionalität.

• Hier musste besonderes Augenmerk auf die Einbindung des bestehenden CRM Systems, CAS Genesis World mit vergleichbaren Funktionalitäten zur aktuellen Nutzung gelegt werden

Außerdem sollte gewährleistet sein, dass die Mitarbeiterin am Empfang eine vollständige Übersicht über den Präsenzstatus der korrekten Ansprechpartner hat und ein ringförmiges Ankommen wie bei der jetzigen Telefonanlage abgebildet werden konnte.

• Die Mitarbeiterin soll dabei an den Ansprechpartner weiterleiten, der bis dahin am wenigsten telefoniert hat.

Der Kunde erhielt durch die Durchführung des POCs erste Erfahrungen mit der Administrationsoberfläche und Nutzeroberfläche der Softphonelösung und erarbeitete gemeinsam mit acoris erste i.d.F. UseCases:

Gruppenrufnummern im Vertriebsinnendienst:

• Der Vertriebsinnendienst ist nach PLZ aufgeteilt (Nord/ Süd/ West/ Ost). Dabei hat jede Region einen Innendienstleiter.
• Über die Nummer der jeweiligen Region oder über die Zentrale kommen eingehende Anrufe rein und werden zu der jeweiligen Gruppe durchgestellt. Die Call Agents agieren hier nach First Come First Serve Prinzip.
• Funktion, die hier getestet wird: Annahme von Anrufen aus einer Gruppe nach First Come First Serve

Anrufweiterleitung im Empfang/ Foyer Zentrale

• Eine Mitarbeiterin an der Information bedient die Zentrale. Hier gehen alle 1-10 Minuten Anrufe ein.
• Diese Mitarbeiterin leitet die eingehenden Anrufe zum korrekten Ansprechpartner weiter.
• Funktion, die hier getestet wird: Weiterleitung/ Anfrage dann Weiterleitung von Anrufen an Kolleg*innen, die verfügbar sind.

Annahme von Anrufen aus dem Homeoffice

• Es gibt Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice arbeiten. Hier soll ermöglicht werden, dass diese weiterhin über die Anrufgruppe erreichbar sind. Das ist zurzeit nicht der Fall und ein großer Pain Point.
• Funktion, die hier getestet wird: Annahme von Anrufen über eine Anrufgruppe aus dem Homeoffice.

Produktion/ Vorarbeiter/ Schichtleiter

• Nutzen ein CAT Handy mit nativem Android 11. Diese sollten mit Teams an die Telefonie angebunden werden.
• Funktion, die hier getestet wird: Anrufe über Teams APP auf Android

Wünschenswerte Funktionen/ Neue Funktionen

• Rufweiterleitung innerhalb von Gruppen