7 Fragen für die IT-Personaldienstleister-Auswahl

1. Wie wichtig ist mir Kostentransparenz im Prozess?

Bei der Auswahl eines Personaldienstleisters beschäftigen wir uns auch immer mit der Frage nach den Konditionen und müssen für uns definieren welchen Grad der Transparenz wir darin wünschen. Durch die unterschiedlichen Geschäftsmodelle der Personaldienstleister auf der einen und die Entwicklungen der Stundensätze auf der anderen Seite gerät der Markt immer mehr unter Druck. Vor allem die IT-Branche erlebt in den letzten Jahren einen rapiden Anstieg der Kosten und gleichzeitig eine Verknappung der Ressourcen am Markt.

Als Endkunde möchte ich meine Kosten gering halten, aber auch die besten Dienstleister und Digitalexperten*Innen für meine Projekte finden. Um diesen Spagat erfolgreich zu meistern gehen Sie mit einer klaren Vorstellung auf die Personaldienstleister zu.

Möchten Sie ein Open-Book-Modell eingehen, kommunizieren Sie dies klar und sind offen in Ihrer Erwartungshaltung. Im Ausschreibungsprozess das Abrechnungsmodell zu wechseln oder unterschiedliche Modelle bei unterschiedlichen Partnern zu wählen verringert Ihre Transparenz und die Vergleichbarkeit.

2. Wie stark sind meine Prozesse? Gibt es evtl. Optimierungspotential?

Vor der Auswahl und Implementierung eines neuen Personaldienstleisters sollten auch immer die eigenen Prozesse auf den Prüfstand gestellt und auf Aktualität geprüft werden. Eine Anpassung nach erfolgreicher Implementierung führt zu Reibungsverlusten und Mehraufwänden im Vergleich zu einer gemeinsamen Transition.

Zum einen gilt es gemeinsam mit der Personalabteilung und der Rechtsabteilung die internen Complianceanforderungen mit der aktuellen Gesetzgebung abzugleichen und im Zweifel zu revisionieren.

Auf der anderen Seite ist es sinnvoll den vollständigen P2P-Prozess für den Einkauf von Personaldienstleistungen einmal zu durchleuchten. In vielen Unternehmen werden die Bedarfe an externen Experten aus Einkaufssicht leider immer noch vernachlässigt und monetäre Chancen damit vergeben. Darüber hinaus kann ein an die Bedarfslage und den beteiligten Personenkreisen ausgerichteter Prozess viele interne Aufwände reduzieren.

3. Wie sind meine Bedarfe strukturiert?

Verschaffen Sie sich einen Überblick Ihrer Bedarfslage. Ob der Bedarf schwerpunktmäßig in klassischen IT-Themen wie SAP-Consulting, Development und IT-Security liegt oder eher in Digitalthemen kann einen großen Unterschied in der Anbieterauswahl machen. Denn wie sie selbst als Unternehmen, haben die meisten Personaldienstleister auch Schwerpunkte gesetzt, in denen Sie aktiv sind.

Hier das richtige Match zu finden ist essenziell für die spätere Zusammenarbeit. Auch die Anzahl an Freelancern, die Sie über das Jahr hinweg anfragen und einsetzen sollte transparent für Sie sein. Das hilft, um im späteren Austausch mit den Partnern für klare Erwartungshaltungen zu sorgen.

4. Wie tief soll die Integration des Dienstleisters sein?

Suche ich „nur“ einen Vermittler, einen Managed Service Partner (MSP) oder einen Plattformanbieter und brauche ich eventuell außerdem ein Tool zur gesamthaften Abwicklung des Prozesses?

Hierbei stellt sich die Frage welche Schritte im Prozess ich selbst erledigen kann und möchte und an welcher Stelle ich den Prozess gerne ausgliedern möchte. Vorstellbar ist dabei eine Vielzahl an Modellen. Je nach Modell haben unterschiedliche Anbieter unterschiedliche Stärken, diese gilt es im Auswahlverfahren herauszufinden.

Insofern die Anbieter auf meiner Shortlist eine Plattform integriert haben oder ein eigenes Vendor Management System (VMS) betreiben, sollte ich mir vorzeitig Gedanken darüber machen, welche eigenen Tools ich hier anbinden möchte und nach welchen Standards dies erfolgen kann.

5. Wie gut kann ich meinen Bedarf bzw. die benötigten Skills beschreiben/konkretisieren?

Das richtige Tool und noch viel mehr der richtige Anbieter können Ihren internen Bedarfsträgern dabei helfen ihre Wünsche und Anforderungen zu Papier zu bringen. Eine gut gesteuerte Abfrage des Skillprofils hilft von Anfang an die bestmögliche Besetzung zu erhalten.

Ist der interne Reifegrad an dieser Stelle schon sehr hoch, brauchen Sie dies wiederum nicht einkaufen.

6. Wie disruptiv bin ich selbst im (Personal-)Dienstleistungseinkauf und an was will ich mich messen bzw. woran möchte ich vielleicht auch wachsen?

Die Digitalisierung von Prozessen macht auch vor dem Einkauf nicht halt. Da digitaler Einkauf jedoch mehr bedeutet als papierbehaftete Prozesse nach Excel oder SAP zu bringen, gilt es sich und die internen Prozesse bei diesem Punkt intensiv zu hinterfragen.

Im Bereich der Festanstellung setzen immer mehr Unternehmen auf den Einsatz disruptiver Tools und arbeiten mit Unternehmen die Dinge anders denken um erfolgreich recruiten zu können. Wieso sollte dies im Einkauf von Fremdpersonal anders sein?

7. Habe ich intern ausreichend Know-How und Ressourcen um den Auswahlprozess zu gestalten?

Die Ausschreibung zur Definition eines neuen Personaldienstleisters oder gar die komplette Restrukturierung des Lieferantenportfolios in dieser Warengruppe erfordert einiges an Ressourcen. Nicht nur die Mitarbeitenden im Einkauf sind im Tenderprozess dadurch gebunden. Auch Rechtsabteilung, HR und die Seite der Bedarfsträger müssen zuarbeiten und somit Ressourcen frei geben. Sind die benötigten Ressourcen intern nicht vorhanden, kann es auch an dieser Stelle helfen sich Unterstützung von außen zu holen.

Malte Bey, 30 Jahre

Zum Autor:

über 5 Jahre Erfahrung im operativen wie auch strategischen Einkauf von (Personal-)Dienstleistungen mit dem Schwerpunkt auf IT-Leistungen und dem Beschaffungsmanagement in unterschiedlichen Konzernen