Kostenpotentiale im indirekten Einkauf heben

Die Ausgaben im indirekten Einkauf liegen abhängig vom Unternehmen bei 15-30% des Gesamteinkaufes, jedoch wird ihnen oft noch zu wenig Beachtung geschenkt. Laut einer Umfrage von Deloitte im Jahr 2021 haben 70% der Befragten einen guten Überblick über die Risiken bei Lieferanten in Ebene 1 der Zulieferpyramide, aber nur 15% sagen, dass sie einen guten Überblick über Ebene 2 und darunter haben, in welchen sich Materialien des indirekten Einkaufes befinden. Darum zahlt es sich aus, die einzelnen Kategorien und Lieferanten im Bereich Indirect Spend genauer unter die Lupe zu nehmen.

1. Service-und Dienstleistungsverträge im IT-Bereich

Mittels Datenanalysen lassen sich die Kosten von indirekten Materialien, die sich durch die dezentrale Organisation oftmals über mehrere Abteilungen verteilen, analysieren. Bei Service- und Dienstleistungsverträgen sollten mögliche Einschränkungen genau überprüft werden, die oftmals die Kosten in die Höhe treiben oder den Service einschränken. Investitionen im IT-Bereich sind aus Unternehmenssicht wichtig, ist die Auftragslage aber angespannt, werden diese Budgets oftmals gekürzt. Trotz des durch die Pandemie hervorgerufenen Kostendrucks priorisieren Unternehmen aber Investments im IT-Bereich. In einer von Capgemini durchgeführten Befragung geben 73% der Befragten an, dass das IT-Budget die nächsten Jahre steigen wird. Ein Drittel der Teilnehmer gibt an, dass sich das IT-Budget sogar um mehr als 10 Prozent erhöhen wird.

2. Einsparung von Prozesskosten durch Digitalisierung

Generell planen Unternehmen verstärkt in den Bereich der IT-Modernisierung zu investieren, um beispielsweise Anwendungen Cloud-fähig zu machen. Aus einer Studie der Mercateo AG und der HTWK Leipzig geht hervor, dass die Digitalisierung im indirekten Einkauf ein Einsparpotenzial von bis zu 40% bringt. Am Beispiel von AstraZeneca GmbH zeigt sich, dass der digitale Beschaffungsprozess im indirekten Einkauf gegenüber dem manuellen eine Einsparung von Prozesskosten bewirkt hat. Des Weiteren konnte das Unternehmen durch den Fokus auf den indirekten Einkauf eine höhere IT-Sicherheit als auch Nachhaltigkeit erreichen. Beispielweise wird darauf geachtet, dass externe Dienstleister, die die Unternehmenswebsite betreuen, über das nötige Know-How verfügen und sich gegenüber externen Angriffen schützen.

3. Anstieg der IT-Ausgaben

Laut einer durchgeführten Studie von Flexera im Jahr 2021 belaufen sich die IT-Ausgaben in Relation zum Umsatz auf durchschnittlich 7,5% (USA 8,5%, Europa 6%). Entscheidend ist dabei auch die Größe des Unternehmens – Unternehmen mit über 10.000 Mitarbeitern geben 5%, Unternehmen mit 5.000-10.000 Angestellten 10% und Unternehmen mit 2.000-5.000 Mitarbeitern geben 8% für IT in Relation zum Umsatz aus. Im Vergleich dazu lag der durchschnittliche Prozentsatz für IT-Ausgaben im Jahr 2012 bei 4,7%. Gartner gibt an, dass die weltweiten IT-Ausgaben von 2020 auf 2021 um 9,5% gestiegen sind und sie 2022 nochmals um 5,5% steigen werden.

4. Marktvolumen IT-Projektgeschäft und Personalvermittler

Besonders im Einkauf bei Dienstleistern lohnt sich vor Projektvergabe der Vergleich, da Personalvermittler häufig Provisionen von 20% und mehr verlangen (bspw. Geschäftsbericht Hays 2019). Das Personalvermittlungsunternehmen hilft bei der Vermittlung von geeignetem Fachpersonal und erhält dafür Provisionen in der Höhe von 15-20%, bei schwer zu besetzenden Stellen können es auch bis zu 30% sein. Für Personalleasing fallen um die 2-6% des Jahresgehaltes des Mitarbeiters an Provisionen an. In einer durchgeführten Studie von Lünendonk geben 82% der Personalvermittler an, dass ihr Honorar zu 100% erfolgsbasiert ist, wobei sich die Provision aus dem Bruttojahreseinkommen eines Mitarbeiters multipliziert mit einem Faktor ergibt. Das durchschnittliche Vermittlungshonorar liegt bei EUR 17.000. Die Studie wurde von 2018 bis 2020 durchgeführt und zeigt, dass es von 2018 auf 2019 eine Steigerung des Marktvolumens bei Personalvermittlern von 13,2 auf 23,2 Milliarden EUR gab. Von 2019 auf 2020 sank das Volumen auf EUR 15,1 Milliarden, was durch die Corona Pandemie und die geringere Nachfrage nach Personalvermittlung begründet wurde. Generell sehen die Personalvermittler positiv in die Zukunft, da durch den Fachkräftemangel und die Pensionierungswelle der Babyboomer die Nachfrage verstärkt wird. Durch die Digitalisierung konnten sich Personalvermittlungsunternehmen verstärkt positionieren, da sie mit Hilfe von Algorithmen und digitalen Anwendungen schnell geeignetes Personal für ihre Kunden finden können.

Herausforderungen und Tipps im indirekten Einkauf

Es sollten nicht nur die direkten Personalbeschaffungskosten berücksichtigt werden – für lange Zeit unbesetzte Stellen führen zu Produktivitätsverlusten und haben Nachteile für das Bestandspersonal, was sich wiederum in Kosten niederschlägt. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), das im April 2017 in Kraft trat, hat durch eine Erhöhung des Bürokratieaufwandes und der Gefahr der Scheinselbstständigkeit die Barrieren für selbstständige IT-Dienstleister erhöht. Dies hat zur Folge, dass viele Selbstständige den Weg in die Zeitarbeit mittels Personalvermittlung genommen haben (Andreas Lutz, Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.).

Die steigenden Ausgaben im IT-Bereich verpflichten den Einkauf zunehmend dazu, Aufschläge genauer zu monitoren und die stetig steigenden Kostenpotentiale zu heben in einem insgesamt immer herausfordernden Marktumfeld.

Weitere spannende Blogartikel hierzu sind die IT-Procurement Trends 2022 und unsere Serienbeiträge Schneller passende IT Dienstleister & Digitalexperten finden.