IT-Procurement Trends 2022: Die 6 wichtigsten Themen im indirekten Einkauf der Zukunft

Die Arbeitswelt ist im stetigen Wandel und die Internationalisierung verlangt Schnelllebigkeit und Flexibilität von den Unternehmen und deren Einkaufsbereichen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Vor allem die COVID-19 Pandemie Krise hat die Digitalisierung mit Macht vorangetrieben, woraus sich viele Möglichkeiten aber auch einige Challenges für den Einkaufsbereich entwickelt haben. Unternehmen mit internationalen Lieferketten haben dies am deutlichsten zu spüren bekommen. Die Just-in-time Lieferung wurde in dieser Zeit auf den Kopf gestellt und die Industrie kämpft bis dato mit den Folgen. Die Lösungsvorschläge sind bessere Vernetzung und Kompatibilität von Systemen, die einen fortlaufenden Datenaustausch gewährleisten, um solche Risiken besser managen zu können. Dies erfordert eine Palette an neuen Skills, die Mitarbeiter mitbringen müssen. Damit Unternehmen mit ihrem IT-Einkauf wettbewerbsfähig bleiben, sind sie gefordert sich den neuesten Entwicklungen anzuschließen.

Dies sind die von uns identifizierten Top 6 IT-Procurement Trends für 2022:

1. Risk Monitoring

Die Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist ein umfassendes 24/7 Risk Monitoring hinsichtlich Standorte, Cyberrisiken und Mitarbeitern im Einkauf zu etablieren. Neue Supply Chain Technologien ebnen den Weg, um die Transparenz in der gesamten Lieferkette zu verbessern und frühzeitig Gefahrenpotenziale bei Lieferanten und entlang der Supply Chain aufzudecken. Um besser auf Risiken einzugehen oder sie einschränken zu können, müssen Unternehmen einen Blick auf Lieferanten, Spediteure, Partner sowie alle anderen Akteure entlang ihrer Lieferkette haben. Lieferantendaten haben an Priorität gewonnen, da sie Verbindungen zwischen Systemen schaffen und die Automatisierung mittels künstlicher Intelligenz und künstlichem Lernen vorantreiben. Somit kann die Sicherheit entlang der Lieferkette gewährleistet werden. Die Lieferengpässe bei vielen Materialien hat auch auf die fehlende Diversifizierung in der Beschaffung bei Unternehmen hingedeutet. Einkaufsabteilungen sind gefordert, alternative Lieferanten weltweit in ihr Portfolio aufzunehmen, um zukünftige Krisen besser managen zu können. Die Automatisierung wird dabei zur Schlüsselpriorität am Weg zur digitalen Transformation.

2. Interoperabilität, Standardisierung und API

Durch die Digitalisierung gibt es immer mehr verfügbare Daten zur Analyse und Vernetzung von verschiedenen Systemen. Das Problem ist aber, dass die Daten von Branche zu Branche unterschiedlich sind und die Interoperabilität oft nicht gegeben ist und sie deswegen oft ungenutzt bleiben. Noch immer ist es nicht leicht für Unternehmen geeignete Lieferanten an geeigneten Standorten zu finden. Netzwerke müssen zukünftig fähig sein miteinander zu kommunizieren, um Datentransparenz zu gewährleisten. SCCEU sagt voraus, dass bereichsübergreifendes Multi-Domain Master Data Management (MDM) zunehmend an Bedeutung verlieren wird, da es zu stark von Front-End-Benutzern und Prozessen abgekoppelt ist. Die nächste Generation von Tools verbindet Data Governance mit Front-End-Geschäftsprozessen. Punkt-zu-Punkt Integrationen bieten eine Lösung diese Daten miteinander zu verbinden – bei zu vielen Verbindungen kann dies aber unübersichtlich werden. Hub-and-Spoke Integrationen schaffen eine Basis, auf der alle Daten konsolidiert werden, damit Systeme miteinander verbunden werden können. Eine weitere Möglichkeit ist eine Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (Application Programming Interface) einzubauen, die effiziente Entwicklung, Wartung und Administrierung von Datenschnittstellen ermöglicht.

3. Cloud & Datensicherheit

Mit zunehmender Vernetzung und Standardisierung von Daten wird das Thema Cloud & Datensicherheit wichtiger, da es immer größere Datenmengen gibt und Cyberangriffe zunehmen. Der Trend in diese Richtung wird sich fortsetzen, wie zum Beispiel die Distributed Cloud. Diese ist eine Architektur, bei der mehrere Clouds verwendet werden, um Compliance und Leistungsanforderungen zu erfüllen. Diese Verteilung von Diensten ermöglicht es einer Organisation, sehr spezifische Anforderungen an Reaktionszeit und Leistung, gesetzliche oder Governance-Compliance-Vorgaben oder andere Anforderungen zu erfüllen, die erfordern, dass sich die Cloud-Infrastruktur an einem anderen Ort als den typischen Verfügbarkeitszonen des Cloud-Anbieters befindet. Damit erzielen Betriebe eine bessere Kontrolle, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sowie die schnelle Bereitstellung von Inhalten, dass besonders bei Anwendern von Echtzeit-Daten wie zum Beispiel in der Fertigungsautomatisierung wichtig ist.

4. Verstecktes Potenzial im indirekten Einkauf

Unternehmen haben einen sehr genauen Überblick über den Einkauf ihrer Direktgüter für ihr Kerngeschäft. Beim indirekten Einkauf, wo der Einkauf von Dienstleistungen, IT und Marketing dazuzählt, ist das oftmals nicht der Fall, obwohl es je nach Unternehmen 15-30% des Gesamteinkaufs ausmacht. Indirekten Gütern wird eine geringere Bedeutung zugeordnet und deshalb kaufen Fachabteilungen oft ohne Einbeziehung der Einkaufsabteilung ihre Produkte und Dienstleistungen ein. Dies hat zur Folge, dass hohe Einkaufsvolumina an der Procurement Abteilung vorbei eingekauft werden und diese aufsummiert doch erhebliche Auswirkungen auf den Gewinn des Unternehmens haben können. Um zu sehen, in welchen Bereichen der Einkauf am besten mit seiner Wertschöpfung und Expertise die Fachabteilungen unterstützen kann, bietet es sich an Warenkategorien nach Risiko und Einfluss auf das Unternehmen zu analysieren (INVERTO). Ein verstärkter Fokus auf den indirekten Einkauf kann die Qualität steigern und bietet Einsparungspotenziale. Mit innovativen IT-Lösungen lassen sich Indirect Spend Daten besser bündeln und monitoren.

5. Remote & Hybrides Arbeiten

Die große Challenge für Management und Human Resources für die kommenden Jahre ist sicherzustellen, wie MitarbeiterInnen ihr Potenzial am besten entfalten können. Die COVID-19 Pandemie hat den Menschen aufgezeigt, dass sie eine Vielzahl an Möglichkeiten haben Leben und Beruf besser zu vereinbaren und dass es nicht mehr nur das Büro als Nummer Eins Arbeitsplatz gibt. Viele haben das Homeoffice für sich entdeckt, hybride Arbeitsmodelle, aber auch das Remote arbeiten, während man durch ein Land reist. Es zeigt, dass sich ein hybrides Arbeitsmodell positiv auf die mentale Gesundheit und die Arbeitsbeziehung auswirkt und 83% der Menschen es als präferiertes Arbeitsmodell ansehen. Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter kündigen, wenn sie keine flexiblen Arbeitsformen mehr geboten bekommen. In manchen Branchen vor allem in IT-Berufen ist ein wahrer Kampf um Fachkräfte ausgebrochen. Unternehmen, die verstehen welche Arbeitsformen ihre Mitarbeiter benötigen, um leistungsfähig und gesund zu sein, werden die Vorreiter Position in der Gewinnung von Schlüsselpersonal einnehmen. Mitarbeiter Bedürfnisse sind seit der Pandemie noch verstärkter in den Vordergrund getreten und werden auch eingefordert. Das Gehalt ist zwar nach wie vor ein wichtiger Punkt in der Mitarbeiterzufriedenheit, jedoch werden gesundheitliche und soziale Faktoren immer entscheidender für die richtige Jobwahl. Menschen wollen sich im Job und von ihren Arbeitgebern verstanden und geschätzt fühlen. Neben den bereits genannten Erwartungen an Arbeitgebern, herrscht nach wie vor der Druck beim Thema Diversität und Inklusion innerhalb des Unternehmens und vor allem in der Führungsebene Fortschritte zu erzielen.

6. Weiterbildung und Datenbasiertes Matching

Ein weiterer Punkt in der schnelllebigen Welt ist, dass sich Wissen schnell ändert und MitarbeiterInnen Weiterbildung benötigen, um ihr Wissen auf dem neuesten Stand zu halten. Neue Technologien, mehr Daten und komplexe Systeme erfordern Weiterbildungs- und Umschulungsinitiativen von Unternehmen. Vielen Branchen sind zunehmend der Herausforderung gestellt Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten zu finden. Dabei wird der fehlende Schul- oder Universitätsabschluss zur Nebensache, wenn die Person die richtigen Skills mitbringt. Das datengetriebene Recruiting fördert einen perfekten Match zwischen Kandidaten und Unternehmen herzustellen. Algorithmen und Key Wörter helfen dabei den Recruitern die richtigen Profile vorzuschlagen. Auch Bewerbern kommt dieses Matching zugute, da sie nicht mehr durch unzählige Jobanzeigen scrollen müssen. Damit Unternehmen konkurrenzfähig bleiben, sind sie gefragt ihre Fachkräfte dementsprechend zu entwickeln und weiterzubilden. Weiterbildung muss zielgerichtet und zwischen Unternehmen und MitarbeiterInnen abgestimmt sein, damit beide Seiten einen spürbaren Nutzen daraus ziehen.

Herausforderungen und Tipps im IT Einkauf:

Unternehmen und ganze Branchen stehen vor der großen Herausforderung sich im Procurement Bereich verstärkt auf neue Technologien zu stützen, um Supply Chains besser zu monitoren und schnell bei Gefahren eingreifen zu können, den Informationsaustausch zu erleichtern und um Prozesse zu automatisieren. Schon längst kann man vom IT-Einkauf sprechen, da eine Einkaufsabteilung mit der richtigen Fokussierung im Bereich Digitalisierung und Daten auf eine Vielzahl von Vorteilen zurückgreifen kann. Einkaufsabteilungen sind gefordert in diese Bereiche zu investieren. Ein Tipp für den IT-Einkauf ist es, darauf aufzupassen sich nicht von einem IT-Dienstleister abhängig zu machen und flexible Vertragsgestaltungen wie z.B. pay per use anzustreben. Vor dem Vertragsabschluss ist es wichtig die Service Level Agreements zu überprüfen und für das bevorstehende Projekt anzupassen sowie klare Performance KPIs zu definieren.

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